Código de Referencia: CO.11001.AULA/UA

Título /Nombre Atribuído: Archivo Histórico Universidad de los Andes

[c] 02-07-1835 / 25-06-2022

Nivel de Descripción: Fondo

Historia Archivística: El 25 de febrero de 1982 se crea el Archivo Institucional, el cual estuvo adscrito a la Biblioteca Central de la Universidad de los Andes, en 1989 pasó a depender de la Secretaria General. El 15 de abril de 2009 el Comité Ejecutivo, aprueba el cambio de nombre a Oficina de Administración Documental -OAD. La OAD cuenta con documentos producto de actividades administrativas, académicas, sociales, culturales que involucran a la Universidad de los Andes, que apoyan la investigación y ayudan a construir la historia institucional y del país.
Los documentos que hacen parte del archivo histórico están delimitados por las Tablas de Retención de Documentos- TRD, inventarios documentales, actas de entrega donación, transferencia y/o valoración documental que se les realiza, estableciendo los derechos que se tengan sobre la documentación garantizando sus características de autenticidad, integridad, fiabilidad y disponibilidad en materia investigativa, histórica y relevancia para los distintos usuarios que puedan tener interés.

Historia Institucional/Reseña Biográfica: Fundada el 16 de noviembre de 1948 por un grupo de jóvenes liderado por Mario Laserna Pinzón, la Universidad de los Andes es la primera institución de educación superior privada en Colombia de carácter laico e independiente de los partidos políticos, ajena a defender los intereses de algún grupo social o económico. En este contexto histórico, “el nacimiento de Los Andes no obedeció solo al deseo de dar vida a otra universidad o a un interés exclusivamente educativo, sino a la intención de crear un nuevo país. El propósito de Los Andes es ofrecer una educación de excelencia que contribuya a cerrar la brecha de conocimiento de Colombia con los adelantos científicos del mundo.

Forma de Ingreso: OTROS

Detalle de Otro Ingreso: Transferencias, adquisiciones y donaciones

Observaciones del Ingreso: Los documentos que hacen parte del Archivo Histórico provienen de la aplicación de Tablas de Retención de Documentos- TRD, donaciones, entregas por parte de Unidades Académicas, Administrativas y externos que tienen algún tipo de relación o tema en común con la Universidad.

Nombre del/los productor/es:

• Universidad de los Andes (Bogotá, Colombia)

Alcance y Contenido: El fondo contiene entre los documentos más representativos:

- Proyectos de investigación: Es la producción intelectual generada por la comunidad académica, que le permite a los investigadores obtener fuentes de información de calidad.

- Convenios académicos: Testimonio de los documentos generados en los procesos de convenios académicos incluyendo reportes, guías y memorandos.

- Evaluación de curso: Testimonio de los procesos de formación que realiza la Universidad, permite el análisis de información relevante para reconducir situaciones y alcanzar objetivos en cuanto a la calidad educativa.

- Anuarios: Publicación periódica en donde se recopilan y evidencian las actividades realizadas en el año escolar, cuando funcionaba el Jardín Infantil.

- Programa académico no conducente a título: Agrupación misional de la Universidad, en donde se da testimonio del desarrollo de los programas académicos.

- Actas y Resoluciones: Constatan que los estudiantes terminaron de forma exitosa sus estudios universitarios.

- Publicaciones: Documentos en los que se promociona y divulga información de los programas académicos a través de folletos, catálogos y guías.

- Historia clínica: Documento en el que se relaciona el diagnóstico, tratamiento y datos clínicos que fueron evidenciados en la consulta de cada paciente.

- Estados financieros: Documento que reúne información sobre el estado económico de la Universidad, su intención es dar una visión general de la misma.

- Fototeca: A través de un poco más de 10.000 fotografías en papel, esta colección constituye la memoria visual de la Universidad; estas imágenes han capturado momentos, eventos y personajes, así como edificaciones que permiten dar cuenta de la transformación, evolución y tradiciones de esta institución.

- Condecoraciones: Corresponde a transferencias de la Secretaria General y la Rectoría de la Universidad y está compuesta por medallas, diplomas, trofeos y libros otorgados a la Universidad por entidades nacionales como el Congreso de la República, la Policía Nacional, así como instituciones internacionales y universidades nacionales y extranjeras para destacar sus aportes al país.

- CCLA: Documentación en soporte papel, audio y video, sobre la investigación de lenguas aborígenes en Colombia.

- Mario Laserna Pinzón: Colección conformada por materiales reunidos por el doctor Mario Laserna, fundador de la Universidad de los Andes. Se destacan ejemplares de revistas, correspondencia personal e institucional, condecoraciones, discursos, entre otros.

- Periódico El Mercurio: Semanario El Mercurio, idea del doctor Mario Laserna Pinzón. A pesar de que el semanario tuvo una trayectoria muy corta, esta publicación de carácter intelectual lo diferenciaba de otros diarios de la época.

Valoración, Selección, Eliminación:

Nuevos Ingresos:

Organización:

Condiciones de Acceso: Se dan de acuerdo con lo establecido en las Tablas de Retención Documental y las políticas de acceso que tienen las series y subseries documentales.

Los usuarios pueden solicitar los documentos por correo electrónico a quien se le envía la documentación digitalizada de acuerdo a la necesidad, catalogo documental, pagina web, consulta en sala previo agendamiento.

Condiciones de Reproducción: Se realiza de acuerdo a necesidad e impacto de la serie documental.

El medio de reproducción podrá ser fotocopia, digitalización, fotografías sin flash o cualquier otro que no atente con la conservación del documento.

Lengua/escritura(s) de los Documentos: español, inglés, francés, alemán, lenguas indígenas.

Características Físicas y Requisitos Técnicos: Los documentos que se encuentran en soporte papel están en buen estado.
Hay documentos en tamaño carta y oficio, para su lectura no requieren ningún maquina o equipo.
Frente a los rollos de microfilm, esta conservados con un proveedor externo y su consulta se realiza directamente en sus instalaciones.
La consulta se debe realizar utilizando elementos de seguridad y protección con el fin de evitar deterioros en los documentos y protegiendo la salud física de los usuarios.
De acuerdo al material los requisitos técnicos para su conservación:
- Documentos: El expediente es conservado en una carpeta de yute con aleta vertical. Medidas: tamaño oficio, 34 cm de alto x 23.7 cm de ancho. Características: cartón de yute de 320 gramos sin impresión. Pliegues de expansión en el lomo, para una capacidad máxima de 200 folios.
- Fotografías: Cajas y sobres de polipropileno libres de ácido, con protección contra el polvo, luz UV, daños físicos y químicos.
- Cajas X200: Medidas: 40 cm de fondo x 26cm de alto x 21cm de ancho. Características: cartón de alta resistencia calibre 930, con abertura de tapa frontal sin impresión, estilo nevera en dirección a la izquierda. Sistema de ensamble a base de pliegues sin adhesivo o pegante, troqueladas.
- Cajas X300: Medidas: 42 cm de fondo x 27cm de alto x 31cm de ancho, con tapa. Características: cartón de alta resistencia sin impresión, calibre 930, con tapa superior. Sistema de ensamble a base de pliegues sin adhesivo o pegante, troqueladas.
- Diviforlders: Referencia: divifolder de cinco divisiones. Medidas: tamaño oficio, 34 cm de alto x 23.7 cm de ancho. Características: carpeta con fuelles en tela y divisiones. Gancho legajador por cada separador. Permite el archivo de documentos en varios ítems de acuerdo con el número de separadores que posee.

Estado Conservación: Bueno

Observaciones Conservación: En su mayoría, buen estado. 95% buenas condiciones, 5% restauración.

Índices de Descripción:

Instrumentos de Descripción:

Existencia y Localización de los Originales:

Archivo Central Unidades y Proveedor externo.

Existencia y Localización de las Copias: Los expedientes están conformados por documentos (original o copia) que se administran en la Universidad, ya sea porque se reciban o se produzcan, estos expedientes se consideran únicos y se encuentran en el Archivo Central de la Universidad, como parte de la Memoria Institucional.

Unidades Relacionadas por Procedencia: Se aplican las normas nacionales e internacionales de descripción, norma de descripción archivística ISAD (G) y NTC-4095, norma internacional ISDF:2007 y la NTC-6088 y la ficha de descripción de registros de autoridad de archivos relativos a instituciones del CCELA, con base en la norma internacional ISAAR (CPF):2004 y la NTC-6052.

Otras Unidades Relacionadas:

Notas de Publicaciones:

• Las series y susbseries que comprenden el fondo han sido objeto de estudios, pero algunos expedientes académicos de estudiantes que han tenido alguna visibilidad social, han sido soporte para realizar reconocimientos, comunicaciones y/o investigaciones en general.

Notas:

Control de la Descripción - Notas del Archivero:

Control de la Descripción - Reglas o Normas:

• 317 Metro(s) lineal(es)